Il segretariato è quasi tutto il nome e il lavoro, perché grazie ad esso, vi è un'ulteriore circolazione di documenti necessari per gestire l'intera organizzazione. Il funzionamento della segreteria deve essere adattato alle moderne forme di comunicazione e soddisfare anche le crescenti esigenze di un flusso di informazioni efficace e rapido.
Per il segretario che gestisce la segreteria, un programma per computer è la via più facile da percorrere, poiché aumenta significativamente l'efficacia del libro con le lettere. Un software speciale per la segreteria può essere un numero di funzioni, di cui si dovrebbe menzionare quanto segue:• registrazioni di documenti (ad esempio ordini, offerte, reclami, documenti dei dipendenti,• registrazione della corrispondenza (in entrata e in chiusura,• Registro delle fatture di acquisto e di vendita,• Registro dei contraenti,• Elenco di contatti interni,• Rubrica elettronica (con la proposta di indirizzamento delle buste,• Programma della riunione,• Modelli di lettere e materiali.Avere un programma, la persona responsabile del lavoro della segreteria è, prima di tutto, un'offerta di trovare un documento e ogni corrispondenza, grazie a registri ordinati con una funzione di ricerca automatica. Grazie al programma, la circolazione dei documenti interni nell'azienda cambia, il che certamente rappresenta un posto importante per le imprese con un gruppo allargato di dipendenti adulti. Anche la creazione di documenti e l'invio di grandi quantità di corrispondenza cessa di essere oggetto. Questo strumento universale può essere adattato ad altre questioni di ciascuna azienda e al modo in cui opera la segreteria. E, soprattutto, grazie alla memorizzazione online dei documenti, è possibile ridurre in modo significativo la quantità di carta utilizzata nell'azienda e il numero di raccoglitori.